Hierzu muss man Wissen, das die Rechnung erst erstellt wird, nachdem alle Teile kommissioniert wurden und versandbereit sind.
Siehe Seite 1
Gruß
betina
Posts from BetinaStuempfig in thread „Wie wird eine Bestellung bearbeitet ??? Und deren Rückkläufer !!!! Und noch eine Info“
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Aus gegebenem Anlass melde ich mich mal wieder. Sollten Mitglieder derzeit länger auf Bestellungen warten müssen, hat das nicht nur damit zu tun, dass wir grundsätzlich seit Homeoffice Einführung mehr Bestellungen bearbeiten müssen, sondern eher damit dass wir immer mehr Rückläufer bekommen. Da wird ein mechanischer Fensterheber bestellt, aber es wird eigentlich ein Elektrischer benötigt. Wenn ein Teil aus der Bestellung nicht mehr lieferbar ist, wird die ganze Bestellung storniert, nach dem Motto alles oder nix. Wohlgemerkt alles nach Rechnungsstellung. Ich komme mir langsam vor wie bei H & M 5 Jeans in 5 Farben und 3 Größen, schaun wir mal was passt und gefällt. Die Liste könnte ich jetzt endlos fort führen, mache ich aber nicht, hab keine Zeit dazu.
Die (allerbesten) Grüße
betina
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Hallo Stefan,
ich hatte schon geahnt dass da der Hase im Pfeffer liegt.
Eine Möglichkeit wäre die Rücküberweisung des Betrages der nicht vorhandenen Teile. Ist eventuell zeitsparender als die ganzen Teile bei Stornierung wieder einzusortieren.
Viele Grüße,
Hagen
Haben wir anfangs so gemacht, erst die Rechnung, dann das Kommissionieren.
Die Probleme und darum dann die Umstellung:
1., wie Stefan schon schreibt die Verfügbakeitsfrage, die Verfügbarkeit müsste dann ja irgendwie automatisiert sein, wir haben halt viel Einzelteile, und damit ist das kaum lösbar.
2., das Ärgernis für das Mitglied, wenn er bereits bezahlt hat, geht er, mit recht, auch davon aus, dass er das Teil sicher bekommt. Wir erleben das täglich mit Internetanbietern die erst mal den Betrag vom Kontoabbuchen und dann schreiben es sein leider nichts mehr verfügbar. Ich krieg da immer das große K....
3., keine wirkliche Zeitersparnis, der Aufwand wird nur verlagert auf
- Gutschrift schreiben
- Geld zurück überweisen
-Doppelte Buchführungsaktivitäten
Grüße von der Front
betina
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Eine Art Bearbeitungsgebühr in angemessener Höhe halte ich für ein probates Mittel zur Abschreckung gegen unüberlegte Bestellungen, bzw. deren Eindämmung.
Leider würde das wohl niemanden abschrecken, da müsste die Bearbeitungsgebühr schon höher sein als das Teil. Es geht uns hier auch nicht um die Kohle, sondern um die Zeit die dabei drauf geht. Unsere Mitglieder sind mittlerweile so solvent, dass sie eine Bearbeitungsgebühr locker weg stecken nur um die Teile einfach wieder in den Karton packen zu können in dem sie bei ihnen angekommen sind um dann ruhig zurück gelehnt im Sessel auf die Rücküberweisung des Geldes für den Artikel zu warten.
Desillusionierend aber wahr, ich spreche aus der täglichen Erfahrung. Sicher ist es nur ein kleiner Prozentsatz unserer Mitglieder, aber um es mal mit Claustahler zu sagen "Nicht immer, aber immer öfter"
Es sind auch nicht einzelne Mitglieder die sich als typische Retournierer outen, sondern die Anzahl derer wird einfach immer mehr.Ein Dank hier auch mal an diejenigen die es nicht tun und die falsch bestellten Teile behalten und das Problem somit selber lösen und nicht auf uns abwälzen, und somit zeigen, dass sie sich mehr Gedanken um den vdh machen als nur den, billig an Teile zu kommen, sondern den vdh als ganzes sehen, nämlich als Verein mit angegliederte Teileversorgung.
Selbstverständlich tauschen wir ohne Murren und Knurren Teile die wir falsch verschicken oder die unserer Qualitätskontrolle durch gerutscht sind. z.B in einer schönen Originalverpackung ein gebrauchtes Teil
Symptomatisch für das neue Verhalten ist, uns die Teile ohne Vorankündigung zurück zu schicken mit der Kopie der Rechnung darauf die Info:
Betrag bitte auf folgendes Konto zurück überweisen.
Und das ärgert mich einfach auch persönlich, das ist ein unpersönliches, unserem Engagement gegenüber abwertendes Verhalten und eigentlich nicht vdh like, zumindest nicht so wie ich den vdh kennengelernt habe. Aber vielleicht muss ich mich auch von alten Zöpfen verabschieden und dem neuen Zeitgeist im vdh Raum geben.
Grüße
betina
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Und noch ein Update - Kopfschütteln
was ist eigentlich zur Zeit los ??? Täglich bekommen ich Emails Rechnungen zu stornieren - und nicht nur eine - oder bekommen Teile zurück geschickt. Nein nicht weil sie von uns falsch verschickt wurden, oder die Qualität nicht passt. Sondern weil sie falsche bestellt wurden, jetzt dann doch nicht mehr benötigt werden, das bestellte Teil wundersamer weise doch noch im eigenen Fundus aufgetaucht ist. Leute bitte, ich habe oben beschrieben welch irrsinniger Aufwand das ist. Bitte kontrolliert Eure Bestellungen bevor Ihr sie abschickt, ob das Teil an Euer Auto passt, ob Ihr es wirklich braucht usw. Wir können das zeitlich nicht leisten hier auch noch auf Verdacht Teile, und das ganze Prozedere vorab, in der Republik herum zu schicken um sie dann wieder zurück zu bekommen.
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Mal kurz ein Update zum obigen Beitrag aus aktuellen Gründen, da es immer öfter vorkommt, dass bestellte Ersatzteile wieder Retoure kommen. Weil jetzt doch nicht mehr benötigt, falsch bestellt usw. Nur zur Info für Euch hier mal eine Auflistung was im Falle eines Falles da auf uns zukommt, und mit der Bitte verbunden, wirklich im Detail zu kontrollieren, benötige ich das Teil wirklich, passt es wirklich.
- Bestellung kommt an
1., Kommissionierauftrag wird geschrieben
2., evtl. nicht bei uns lagernde Teile werden bestellt
3., Teile werden kommissioniert
4., Rechnung wird geschrieben
5., Teile werden aus dem Bestand - also auch aus der Neuteileliste auf ausverkauft gestellt und die Aktualisierung wird Hochgeladen6. Rechnung wird erstellt und verschickt
7., Lieferung wird verschickt
- Teil wird nicht mehr gewünscht
8., Teil wird aus der Kommissionierung wieder raus genommen - wenn noch nicht verschickt
9., Teil wird wieder an den Lagerort gebracht
10., Teil wird wieder in den Bestand eingepflegt - Aktualisierung wird wieder hochgeladen
11., Gutschrift wird erstellt und verschickt
12., Betrag wird zurück überwiesen, sofern Rechnung schon bezahlt wurde, oder von der Rechnung in Abzug gebracht
So und das ganze ist nicht automatisiert sondern wird händisch erledigt. Ich hoffe diese Auflistung hat etwas zum Verständnis beigetragen, nicht umsonst werden bei Amazon & Co Retouren einfach vernichtet, weil das will sich keiner antun. Da wir aber nicht Amazon & Co sind machen wir uns diese Mühe, außerdem wer will hier Ersatzteile vernichten !!!! -
Da sich derzeit die Nachfragen nach überfälligen Rechnungen wiedermal häufen nehme ich mit hier mal die Zeit um zu erklären wie eine Bestellung bearbeitet wird und was dazu führen kann dass es gelegentlich länger dauert als die im Bestellformular angekündigten 14 Tage oder auch mal sehr schnell gehen kann.
Bestellung trifft bei mir ein
- Es wird ein Kommissionier-Auftrag erstellt – das dauert in der Regel 1 Tag
- Diana unsere Halbtagsmittarbeiterin, oder ich kommissionieren die Aufträge
Im Idealfall ist alles vorrätig und wird auch alles von uns am Lagerort gefunden – Dauer ca. 1-2 Tage (es gehen bis zu 20 Bestellungen täglich ein)
- Der kommissionierte Auftrag geht dann zu Horst zur Endkontrolle und Freigabe der Rechnungsstellung. Hier ist es stark davon abhängig wie eingespannt Horst mit anderen Tätigkeiten ist um diese Kontrolle durchzuführen. Dauer ca. 3 – 4 Tage oder länger wenn z.B. die Clubzeitung ansteht, Lagerauflösungen zu denen Horst fahren muss, Nachfertigungen anzustoßen sind, usw.
- Danach erstelle ich die Rechnung, der Versand erfolgt innerhalb von 2 Tagen nach Erhalt des Rechnungsbetrages da die Geldeingänge täglich kontrolliert werden.
Und nun zu den Sonderfällen
Wenn der Idealfall nicht eintritt gibt es folgende Zeitverzögernde Faktoren
- Es handelt sich um NF (Nachfertigungen) diese haben wir nicht in Massen auf Lager, da muss eventuell erst nachbestellt werden
- Es handelt sich um Teile die wir selber nicht auf Lager haben, aber ein Abkommen mit der Niederlassung die uns diese zu einem hohen Rabatt besorgen können, auch diese müssen erst bestellt werden. Von der Bestellung bis zur Lieferung dauert das ca. 1 Woche
- Es handelt sich um Teile die aus technischen Gründen von Horst selber herausgesucht werden müssen oder zur Qualitätskontrolle. Da hängt es auch wieder sehr von seiner Zeit ab.
- Teile die sicher vorhanden sind aber nicht am angegebenen Lagerort liegen, auch da muss Horst dann rann.
Diese Faktoren können schwer eingeplant werden und können eine Bestellung verzögern.
Als drittes kommt noch hinzu, dass jede Bestellung dasselbe Prozedere durchläuft, habt ihr also schon eine Bestellung ausgelöst, und bestellt aber 1 Tag später z.B. noch etwas nach, fängt der Prozess von vorne an. Manchmal bekomme ich 3-4 Einzelbestellungen, das zusammenführen kostet schon ziemlich viel Nerven, mal ganz davon abgesehen, dass es eben auch Zeit kostet. Wir bieten diesen Service, im Gegenteil zu vielen anderen trotzdem noch an, da es Kostengünstiger und Umweltfreundlicher ist ein Paket zu verschicken als 2 oder 3.
Und zu guter Letzt, haben wir noch viele Aufgaben zu bewältigen die rein gar nichts mit der Teileversorgung zu tun haben, sondern den Verein betreffen. Auch dies will erledigt werden.
Ich hoffe euch hier einen kleinen Einblick gegeben zu haben und appelliere an Eure Geduld und das Verständnis, das wir vielfältige Aufgaben zu bewältigen haben und unser Hauptaugenmerk nicht immer die Teileversorgung sein kann. Die Teileversorgung ist nur ein kleiner Bereich des komplette vdh’s.
Dann haben wir das alles bewältigt und nun werden die Teile aus diversen Gründen (weil doch wieder im Keller gefunden usw.) nicht mehr benötigt
- Teil wird nicht mehr gewünscht
1., Teil wird aus der Kommissionierung wieder raus genommen - wenn noch nicht verschickt, oder wir warten auf die Rücksendung
2., Teil wird wieder an den Lagerort gebracht
3., Teil wird wieder in den Bestand eingepflegt - Aktualisierung wird wieder hochgeladen
4., Gutschrift wird erstellt und verschickt
5., Betrag wird zurück überwiesen, sofern Rechnung schon bezahlt wurde, oder von der Rechnung in Abzug gebracht
So und das ganze ist nicht automatisiert sondern wird händisch erledigt. Ich hoffe diese Auflistung hat etwas zum Verständnis beigetragen, nicht umsonst werden bei Amazon & Co Retouren einfach vernichtet, weil das will sich keiner antun. Da wir aber nicht Amazon & Co sind machen wir uns diese Mühe, außerdem wer will hier Ersatzteile vernichten !!!!
Noch eine weitere Info
Bevor Ihr Teile die Ihr bei uns bestellt habt, weil es aus irgendwelche Gründen zu lange dauert, parallel noch wo anders bestellt einfach vorher mal anfragen was mit der Bestellung ist. Es mach wenig Laune 5 Minuten nachdem die Rechnung raus geschickt wurde eine Email zu bekommen, brauche ich nicht mehr, habe nix von Euch gehört, habe es jetzt wo anders bestellt. SELBSTVERSTÄNDLICH MELDEN WIR UNS SOLLTE EIN TEIL NICHT MEHR LIEFERBAR SEIN
Viele Grüße
betina stümpfig
